工作協(xié)調(diào)，要這樣做！

作者：南開大熊

來源：南開大熊

組織里的絕大多數(shù)工作都是多部門、多崗位密切配合、共同努力的結(jié)果。良好的工作協(xié)調(diào)能使各種關(guān)系融洽和諧、各項工作有序高效。

需要特別注意的是，工作協(xié)調(diào)，既要堅持原則性，又要做到靈活性；既要維護制度的嚴肅性，又要適應(yīng)環(huán)境的復(fù)雜性。

具體來說，工作協(xié)調(diào)的對象有兩個：人與事，因此，要想做好工作協(xié)調(diào)，就要做好以下三種協(xié)調(diào)：

1）人與人的協(xié)調(diào)；

2）人與事的協(xié)調(diào)；

3）事與事的協(xié)調(diào)。

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人與人的協(xié)調(diào)

在工作協(xié)調(diào)中，首先要做好人與人的協(xié)調(diào)。人順則事順，人際關(guān)系好是高效工作的前提。工作中，要主動構(gòu)建業(yè)務(wù)關(guān)系，定期盤點人際關(guān)系，主動改善人際關(guān)系。人與人相處，要謙虛包容，能夠付出，懂得感恩。此外，還要注意以下兩點：講究語言藝術(shù)，做到靈活應(yīng)變。

1）講究語言藝術(shù)

工作協(xié)調(diào)能否順利進行，語言藝術(shù)是關(guān)鍵。要發(fā)揮好語言在協(xié)調(diào)中的作用，要注意三個要點：區(qū)別對象，注意態(tài)度，把握分寸。

區(qū)別對象：要根據(jù)協(xié)調(diào)對象的地位、職業(yè)、文化素養(yǎng)和性格特點等，采取不同的表達方式。

注意態(tài)度：協(xié)調(diào)要慎用指令性語言，多用商量的口氣，即使傳達上級的指示、轉(zhuǎn)達領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項，也不要口氣太硬。

把握分寸：語言基調(diào)應(yīng)該多用征詢的口氣，要用“建議”、“是不是”等帶征詢色彩的語言。

2）做到靈活應(yīng)變

一是因人而異。一般來說，協(xié)調(diào)時對年長同事要尊敬，對年輕同事要和藹；對積極主動的，要充分信任；對工作拖拉的，要經(jīng)常提醒。

二是因事而異。不同的事情要用不同的方式。對大家普遍關(guān)心的問題，應(yīng)公開處理。對不宜公開的事情，范圍越小，效果越好。對涉及多個部門的具體問題，采取現(xiàn)場辦公的協(xié)調(diào)方式比較好。

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人與事的協(xié)調(diào)

在工作協(xié)調(diào)中，第二要務(wù)就是要做好人與事的協(xié)調(diào)。對事不對人，這種狀態(tài)是很難做到的，在實際工作中，事和人是分不開的。既要明確每個人的權(quán)力和責(zé)任，又要平衡每個人的利益。

要想做好人與事的協(xié)調(diào)，要有大局觀——從角色、任務(wù)、收益三個角度考慮問題。

1）角色

首先對應(yīng)的是崗位及崗位職責(zé)，其次要考慮的是執(zhí)行者的勝任力，要讓合適的人做合適的事，這是大前提，因為沒有人愿意和一個不勝任工作的人共事。

2）任務(wù)

首先是工作量大小的問題，其次是均衡性的問題。工作量大，執(zhí)行者或可接受，但工作量不均衡，必然有怨言，甚至引發(fā)矛盾沖突。

3）收益

首先是己方利益是否得到滿足，其次利益分配是否存在不公平。利益平衡，達到共贏，才是最高追求。

工作中，一起共事的伙伴能夠勝任工作，甚至能力出色，上級在工作安排中做到了工作量均衡，同時，能夠平衡好活動參與者的利益，就能形成“人—事—利”的良性循環(huán)。

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事與事的協(xié)調(diào)

在工作協(xié)調(diào)中，事與事的協(xié)調(diào)是指工作任務(wù)要進行流程化處理，從效率上下功夫。

1）減少審核、審批環(huán)節(jié)

原則上審批環(huán)節(jié)不超過三個（含發(fā)起建議的環(huán)節(jié)）。知情、參與討論的部門、機構(gòu)以及委員會可以多一些，但是真正簽字決策的層級要少一些。

2）歸攏責(zé)任主體，減少流程環(huán)節(jié)

把部門封閉起來，涉及一個部門內(nèi)部的多個人的審批需求，不管內(nèi)部如何流動，只需要一個人簽字即可，進行合理的授權(quán)和分權(quán)，在規(guī)定時間內(nèi)輸出審核結(jié)果。

3）縮短流程時間，提高流程運行速度

減少流程中的事項和環(huán)節(jié)，壓縮每個環(huán)節(jié)的起止時間。除了訓(xùn)練每個環(huán)節(jié)的流程主體使之操作更熟練，對一些需要花費較長時間調(diào)研、討論、決策的環(huán)節(jié)，應(yīng)將一些工作內(nèi)容（信息收集、 整理，文件準(zhǔn)備，溝通討論等）前置化，相關(guān)責(zé)任主體提前做好準(zhǔn)備。

4）雙向融入對方的流程

例如研發(fā)部門參與市場部門的市場調(diào)研和分析活動，市場人員介入產(chǎn)品研發(fā)，研發(fā)人員進入生產(chǎn)制造階段，雙向融合提高效率。

5）建立內(nèi)部客戶的理念

后道工序是前道工序的客戶，應(yīng)該制定清晰的交付標(biāo)準(zhǔn)和驗收標(biāo)準(zhǔn)，保障流程高效運行。

總之，人與人的協(xié)調(diào)，目的在于人際和諧、溝通順暢；

人與事的協(xié)調(diào)，目的在于權(quán)責(zé)明確、利益平衡；

事與事的協(xié)調(diào)，目的在于優(yōu)化流程，提升效率。

Photo by Thomas Lefebvre on Unsplash

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