會(huì)務(wù)神器：給演講嘉賓一張“任務(wù)清單”

原創(chuàng)會(huì)展BEN的許鋒會(huì)展BEN2026年3月6日 08:15北京

會(huì)議論壇的演講嘉賓、主持人清楚自己的工作任務(wù)嗎？
未必，甚至可以說一直都是懵圈的，因?yàn)樗麄兲α耍?br/>在哪個(gè)會(huì)議室、幾點(diǎn)、要不要準(zhǔn)備PPT、PPT講幾分鐘...
都不了解，也記不住（即使工作人員發(fā)微信發(fā)了5次6次）
他們到了酒店、會(huì)議中心、會(huì)展中心后就開始不停問。
那就給他們一個(gè)工作任務(wù)清單。

演講嘉賓、主持人不是不上心

說實(shí)話，演講嘉賓、主持人不是不重視，不是不上心，而是實(shí)在太忙了，記不住。

只是記得哪天要在哪個(gè)城市（好一點(diǎn)的話能記住哪個(gè)會(huì)展中心、哪個(gè)酒店）干個(gè)什么活，至于具體的，比如要不要準(zhǔn)備PPT、PPT獨(dú)立演講多少分鐘、在哪個(gè)會(huì)議室、還有哪幾個(gè)任務(wù)是必須要參加必須要完成的，就更不清楚了。

我們的工作人員發(fā)微信給演講嘉賓、主持人，他也不回，這是常有的事。

而到了該出發(fā)了，嘉賓就問我的飛機(jī)/高鐵是幾點(diǎn)的呀。

這里有個(gè)小問題，就是工作人員往往是“新人”，演講人不記得他的名字，微信里找都找不到。

嘉賓到了酒店、會(huì)議中心，就著急問，幾點(diǎn)，會(huì)議室在幾樓...怎么還有合影、視頻采訪？TA有點(diǎn)兒不悅。

你看，溝通、聯(lián)系挺多的，就是信息沒能烙在演講人、主持人的腦子里，他還埋怨我們工作不力。這種情況很常見，怎么辦呢？

給個(gè)工作任務(wù)清單

這里介紹我經(jīng)歷過的兩次參會(huì)經(jīng)歷。

01 美迪康合作伙伴大會(huì)，2019年2月

我一直保留著2019年2月美迪康合作伙伴大會(huì)給我打印出來的“學(xué)術(shù)任務(wù)”單。

因?yàn)槊赖峡抵饕菫獒t(yī)學(xué)、科技學(xué)術(shù)會(huì)議服務(wù)，因此他們內(nèi)置的給講者的任務(wù)都是“學(xué)術(shù)任務(wù)”。

2019年2月美迪康合作伙伴大會(huì)給演講嘉賓、主持人的“學(xué)術(shù)任務(wù)”清單。

上面的截圖很清楚，顯示我必須做的兩件事，即：一個(gè)是主持，幾點(diǎn)到幾點(diǎn)，話題是什么；一個(gè)是演講，幾點(diǎn)到幾點(diǎn)，主題是什么。

其他的時(shí)間，主辦方的意思是“歡迎參加”，自愿參加，不強(qiáng)迫，你愛干嘛就干嘛去，但這兩個(gè)活兒，你老人家必須按時(shí)完成，不要掉鏈子。

這就挺好，演講人、主持人一看這個(gè)白紙黑字，就知道這是“契約”啊，都會(huì)配合的。

02 MEEM覓目出海大會(huì)，2025年12月

2025MEEM覓目出海大會(huì)給許鋒的工作任務(wù)清單。

2025MEEM覓目出海大會(huì)12月1-2日在上海舉辦。主辦方苦瓜科技的同學(xué)為我拉了個(gè)群，給我發(fā)了個(gè)PDF文件“覓目出海大會(huì)嘉賓專屬議程安排”，詳細(xì)交代了我必須要完成的動(dòng)作，一目了然，幾點(diǎn)幾分在哪里、干什么活兒。

我看到這個(gè)文件，就老老實(shí)實(shí)地一一執(zhí)行，不敢怠慢，悄悄給自己手機(jī)設(shè)定鬧鐘。

這就是工作任務(wù)清單的好處。

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打印出來，交給演講人、主持人

給會(huì)展活動(dòng)公司、MICE企業(yè)的同仁們加一個(gè)小建議：

給演講嘉賓、主持人的工作任務(wù)清單，一定要打印出來，在他簽到時(shí)交給他，他可以時(shí)時(shí)翻看，加強(qiáng)記憶，勾勾畫畫，也方便他從中找出時(shí)間段干些別的事，比如約女弟子、前女同事聊聊風(fēng)花雪月啥的。

來源：會(huì)展BEN

本文作者：許鋒（鋒哥）| 會(huì)展BEN主理人

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