原創(chuàng)會(huì)展BEN的許鋒會(huì)展BEN2026年3月6日 08:15北京
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會(huì)議論壇的演講嘉賓、主持人清楚自己的工作任務(wù)嗎?
未必,甚至可以說一直都是懵圈的,因?yàn)樗麄兲α耍?br/>在哪個(gè)會(huì)議室、幾點(diǎn)、要不要準(zhǔn)備PPT、PPT講幾分鐘...
都不了解,也記不住(即使工作人員發(fā)微信發(fā)了5次6次)
他們到了酒店、會(huì)議中心、會(huì)展中心后就開始不停問。
那就給他們一個(gè)工作任務(wù)清單。
演講嘉賓、主持人不是不上心
說實(shí)話,演講嘉賓、主持人不是不重視,不是不上心,而是實(shí)在太忙了,記不住。
只是記得哪天要在哪個(gè)城市(好一點(diǎn)的話能記住哪個(gè)會(huì)展中心、哪個(gè)酒店)干個(gè)什么活,至于具體的,比如要不要準(zhǔn)備PPT、PPT獨(dú)立演講多少分鐘、在哪個(gè)會(huì)議室、還有哪幾個(gè)任務(wù)是必須要參加必須要完成的,就更不清楚了。
我們的工作人員發(fā)微信給演講嘉賓、主持人,他也不回,這是常有的事。
而到了該出發(fā)了,嘉賓就問我的飛機(jī)/高鐵是幾點(diǎn)的呀。
這里有個(gè)小問題,就是工作人員往往是“新人”,演講人不記得他的名字,微信里找都找不到。
嘉賓到了酒店、會(huì)議中心,就著急問,幾點(diǎn),會(huì)議室在幾樓...怎么還有合影、視頻采訪?TA有點(diǎn)兒不悅。
你看,溝通、聯(lián)系挺多的,就是信息沒能烙在演講人、主持人的腦子里,他還埋怨我們工作不力。這種情況很常見,怎么辦呢?
給個(gè)工作任務(wù)清單
這里介紹我經(jīng)歷過的兩次參會(huì)經(jīng)歷。
01 美迪康合作伙伴大會(huì),2019年2月
我一直保留著2019年2月美迪康合作伙伴大會(huì)給我打印出來的“學(xué)術(shù)任務(wù)”單。
因?yàn)槊赖峡抵饕菫獒t(yī)學(xué)、科技學(xué)術(shù)會(huì)議服務(wù),因此他們內(nèi)置的給講者的任務(wù)都是“學(xué)術(shù)任務(wù)”。
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2019年2月美迪康合作伙伴大會(huì)給演講嘉賓、主持人的“學(xué)術(shù)任務(wù)”清單。
上面的截圖很清楚,顯示我必須做的兩件事,即:一個(gè)是主持,幾點(diǎn)到幾點(diǎn),話題是什么;一個(gè)是演講,幾點(diǎn)到幾點(diǎn),主題是什么。
其他的時(shí)間,主辦方的意思是“歡迎參加”,自愿參加,不強(qiáng)迫,你愛干嘛就干嘛去,但這兩個(gè)活兒,你老人家必須按時(shí)完成,不要掉鏈子。
這就挺好,演講人、主持人一看這個(gè)白紙黑字,就知道這是“契約”啊,都會(huì)配合的。
02 MEEM覓目出海大會(huì),2025年12月
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2025MEEM覓目出海大會(huì)給許鋒的工作任務(wù)清單。
2025MEEM覓目出海大會(huì)12月1-2日在上海舉辦。主辦方苦瓜科技的同學(xué)為我拉了個(gè)群,給我發(fā)了個(gè)PDF文件“覓目出海大會(huì)嘉賓專屬議程安排”,詳細(xì)交代了我必須要完成的動(dòng)作,一目了然,幾點(diǎn)幾分在哪里、干什么活兒。
我看到這個(gè)文件,就老老實(shí)實(shí)地一一執(zhí)行,不敢怠慢,悄悄給自己手機(jī)設(shè)定鬧鐘。
這就是工作任務(wù)清單的好處。
關(guān)鍵詞:演講嘉賓管理|主持人管理|會(huì)務(wù)執(zhí)行|嘉賓溝通|議程信息傳達(dá)|任務(wù)清單(Task Sheet)|嘉賓專屬議程|簽到物料|會(huì)務(wù)SOP|嘉賓體驗(yàn)
打印出來,交給演講人、主持人
給會(huì)展活動(dòng)公司、MICE企業(yè)的同仁們加一個(gè)小建議:
給演講嘉賓、主持人的工作任務(wù)清單,一定要打印出來,在他簽到時(shí)交給他,他可以時(shí)時(shí)翻看,加強(qiáng)記憶,勾勾畫畫,也方便他從中找出時(shí)間段干些別的事,比如約女弟子、前女同事聊聊風(fēng)花雪月啥的。
來源:會(huì)展BEN
本文作者:許鋒(鋒哥)| 會(huì)展BEN主理人
“會(huì)展BEN”公眾號(hào)ID:HZBEN2020
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